вторник, 12 июня 2012 г.

Мыслить бизнес-процессами. Зачем нужно регламентировать систему документооборота? Обзор публикаций.


Мыслить бизнес-процессами – значит постоянно стремиться к совершенствованию своей работы, своей компании, своей жизни. Гуру менеджмента вот уже несколько десятилетий не устают напоминать: если хочешь благополучия и финансового роста – пора осваивать инструментарий бизнес-процессов.

Немного теории. Что такое процессный подход? Это способ описание бизнеса. Пересекающие организацию процессы обычно называют бизнес-процессами потому, что сутью (или стремлением) современных компаний является максимальное удовлетворение потребностей клиентов, а отношение с клиентами – и есть бизнес. Как следствие, логика управления в компании должна быть выстроена таким образом, чтобы деятельность каждого сотрудника и каждого подразделения в конечном итоге способствовала созданию потребительской ценности – тех вещей, за которые клиент и платит деньги.

Обычно выделяют два типа бизнес-процессов: основные и поддерживающие (или вспомогательные). Основные процессы непосредственно создают потребительскую ценность. Это разработка и производство продукции, продажа и организация маркетинговой деятельности, послепродажное обслуживание. Вспомогательные же процессы не создают потребительскую ценность, они лишь поддерживают основные процессы. Но от этого они не перестают быть менее важными.

Как короля делает свита, так и уровень развития вспомогательных бизнес-процессов (система обучения и повышения квалификации персонала, организация делопроизводства и документооборота и т.д.) влияют на эффективность основного процесса, каким бы совершенным и клиентоориентированным он не был. Например, клиенты могут выстраиваться в очередь, что купить ваш товар, но если с ними будет долго согласовывать и подписываться договор, то часть из них уйдет к более расторопным конкурентам. Это ограничивает развитие бизнеса.

Тем не менее, отношение к совершенствованию вспомогательных бизнес-процессов до сих остается пренебрежительным. Часто, их просто:
  • не воспринимают как бизнес-процессы,
  • не видят, каким образом, например, автоматизация системы документооборота может улучшить финансовые результаты компании,
  • не знают, как сделать вспомогательные бизнес-процессы по-настоящему бизнес-процессами.
В этом плане хотелось бы поделиться несколькими ссылками на статьи с портала ECM-Journal.ru, которые могут помочь ответить на вопрос: с чего начать, чтобы деятельность вспомогательных бизнес-процессов организации (в данном случаи, функционирование системы документооборота) стала более эффективной?

суббота, 2 июня 2012 г.

1С: Документооборот 8. Как начать работать по-новому? Обзор вебинаров


Когда перед компанией возникает потребность в автоматизации системы документооборота, то одним из первых вопросом, которым задаются руководители и сотрудники организации: каким образом в программе будет осуществляться те или иные действия? Насколько кликание по кнопкам будет более удобным и эффективным способом, например, выдачи поручения, чем привычный и понятный механизм «живого общения»? А  согласование договора с важным клиентом  – насколько быстро и качественно это можно будет сделать в программе? Как правило, типовые презентации не содержат достаточный уровень детализации и не дают однозначного и четкого ответа на этот вопрос.

Рассмотрим для примера программный продукт «1С: Документооборот 8»: что это за программа и что она может.

Если сказать вкратце, то «1С: Документооборот 8» представляет собой комплексное решение, позволяющее автоматизировать процессы обработки и хранения документов в организациях любого типа. Программа помогает выстроить эффективный внутренний электронный документооборот и организовать четкое взаимодействие сотрудников при обработке документации, а также контролировать и анализировать их исполнительскую дисциплину.

Среди основных функциональных возможностей можно выделить:
  • Учет входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан;
  • Автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение;
  • Возможность организации и проведения мероприятий и совещаний;
  • Ведение договоров и сопроводительных документов к ним;
  • Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
  • Поддержка бумажного делопроизводства и документооборота;
  • Учет и контроль возврата документов, переданных корреспондентам и сотрудникам;
  • Ведение архива организации;
  • Возможность работы с электронной цифровой подписью;
  • Учет и анализ рабочего времени сотрудников;
  • Полнотекстовый поиск любых данных;
  • Ведение статистической отчетности.
Так что же скрывается за этими точеными формулировками и внушительным перечнем возможностей? Действительно ли программа сделает систему документооборота в организации более эффективной?

Чтобы получить обоснованный ответ на эти вопрос, можно посмотреть, как программа работает в условиях, приближенных к боевым.

 Ниже представлен тематический набор ссылок навебинары, которые подготовлены компанией 1С-КПД. Цель данных вебинаров – показать, какие конкретные действия стоят за вышеперечисленным набором функций, как работать в программе.

Обзорные вебинары.
·         Возможности 1С: Документооборот 8.

·         Первый взгляд на 1С: Документооборот 8.

·         1С: Документооборот 8. Новые возможности редакции 1.2.


Работа с документами и файлами.
·         Ввод документа в информационную базу.

·         Основы коллективной работы над документами.

·         Внутренний и внешний документооборот.

·         Настройка и заполнение справочников.

·         Настройка шаблонов документов.

·         Персональные шаблоны документов.

·         Автозаполнение шаблонов файлов.

·         Учет рабочего времени.

·         Отчеты.


Учет входящих и исходящих документов.
·         Регистрация входящего документа.

·         Рассмотрение входящего документа.

·         Создание исходящего документа на основании входящего.

·         Регистрация исходящего документа.

·         Настройка формы входящего документа.

·         Настройка видов входящих документов.

·         Настройка дополнительных реквизитов для входящего документа.

·         Отчеты по входящим и исходящим документам.

·         Обращения граждан.


Учет договоров.
·         Учет договоров.

·         Ход согласования.

·         Контроль исполнительской дисциплины.


Ведение архива и номенклатуры дел.
·         Ведение номенклатуры дел.

·         Архивное хранение.

·         Архив.


Организация и проведение мероприятий.
·         Заседание Ученого совета в 1С:Документооборот 8.


Комплексный процесс.
·         Комплексный процесс.

·         Пример комплексного процесса в 1С: Документооборот 8.


·         МЭДО. 1С: Документооборот 8. Ред. 1.2. МЭДО.

·         iPad-клиент для 1С: Документооборот 8.